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2008年4月21日 (月)

パソコンのスキルで生産性に差がつく

パソコンのスキルがホワイトカラーの生産性に馬鹿にならない影響を与えているのではないか。私は仕事が速い方だと自負しているが、仕事が遅い人の仕事ぶりを見ていると、パソコンの操作が遅かったり、無駄な動きが多い。データを入力したり、文章を考えて書いたりするのに本来必要な時間とは別に、純粋にパソコンを操作するのに費やす時間が長いのだ。

生産性に影響するパソコンのスキルは大きく2つに分かれる。

1つは、キーボードを打つ速度だ。これには正確さも速度のうちに入る。間違ったキーを打つと、訂正するために手をいったん止めてカーソルを動かしたりDeleteキーを押したりしなくてはならないので、ロスタイムが発生するからだ。

パソコンに文字や数字を入力する操作のほとんどはキーボードを使うので、その速度が早いか遅いかの影響は大きい。それにも関わらず、キーボードのスキルをきちんと習う人はあまりおらず、各人が自己流でなんとなく身に着けているのが実態ではないか。基礎をきちんと身につけることは大切だ。キーボード練習ソフトなどを活用するとよい。

2つめは、アプリケーションの機能や操作方法の知識だ。例えば、多くのアプリケーションでは、コピー&貼り付けするときには、キーボードでCtrlCCtrlVというやり方ができる。これなら一瞬だ。しかし、これを知らないで、その都度マウスでプルダウンメニューからコピー、貼り付けを選択していたのでは何倍も時間がかかってしまう。

あるいは、エクセルで似たような数表を何枚も作る場合を考えてみよう。支店別の売上高、売上原価、売上総利益の月別内訳表を作るとする。この場合、私なら、A支店の表をまず作る。その際に数式はできるだけコピー&貼り付けを利用して、手入力は省く。

B支店、C支店の分は、A支店の表のシート見出しをCtrl+ドラッグで2回複写し、できたそれぞれのシートにB支店、C支店に必要な修正を施す。修正する際には、編集~置換を最大限使って、キーボードやマウスなど人間の操作は最小限にしてできるだけパソコンに仕事をさせる。このようにすれば、30分もあれば全支店の月別内訳表のフォームを完成させることができる。支店の数がもっと多かったとしても、かかる時間はあまり変わらない。

しかし、コピーする操作をすべてマウスでプルダウンメニューを選ぶ方法でやったり、それぞれのシートの修正をキーボード入力でいちいち打ち替えたりしていたら、何倍も時間がかかってしまう。しかも、そのキーボードを打つ速度が遅ければ、輪をかけて時間がかかる。この内訳表一式だけで丸一日の仕事にしてしまう人もいるのではないか。

パソコンのスキルが低いがために長い時間がかかると、残業になれば会社にとってはコスト増だし、ますますスピードが要求されるご時勢に競争劣位の原因にもなりかねない。こういう機械的なスキルはホワイトカラーからはともすれば軽視されがちだが、会社の競争力の一部である。

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